Au-Pair-Programm in Deutschland: Übersicht der finanziellen Verpflichtungen für Gastfamilien

Au-Pair-Programme bieten Familien und jungen Menschen eine interessante Möglichkeit, kulturelle Erfahrungen zu teilen. Während dies primär auf die künftigen Gäste zutrifft, profitiert die Gastfamilie von einer helfenden und unterstützenden Hand im Haus sowie bei der Betreuung der Kinder. Wenngleich ein solcher Austausch sich seit vielen Jahren großer Beliebtheit erfreut, will die Teilnahme am Programm reiflich überlegt sein. Schließlich gilt es unterschiedliche Kostenaspekte zu bedenken, die unmittelbar damit verbunden sind. In unserem umfangreichen Ratgeberartikel erfahrt ihr alles über die Kosten, die beim Au-Pair-Programm für deutsche Gastfamilien anfallen können.

Bei einem Au Pair handelt es sich um eine junge Person, die für einen festgelegten Zeitraum in einem anderen Land und dort bei einer Gastfamilie lebt. Die Ziele eines solchen Programms sind beiderseitig verschieden. Während Au Pairs auf diesem Wege ihre Sprachkenntnisse verbessern und neue Kulturen erleben können, profitieren Gastfamilien in erster Linie durch eine helfende Hand bei der Kinderbetreuung sowie leichten Haushaltsaufgaben.

Die Aufgaben mit Blick auf die Kinderbetreuung sind dabei vielfältig. Dies können Aktivitäten wie Spielen, die Begleitung zu sportlichen Aktivitäten, Vorlesen, Aufpassen während der Abwesenheit der Eltern sowie Hilfe bei den Hausaufgaben sein. Au Pairs können darüber hinaus bei leichten Haushaltsaufgaben helfen, die im Zusammenhang mit der Kinderbetreuung stehen. Dazu gehören in den meisten Fällen das Zubereiten von Mahlzeiten für die Kinder, Aufräumen ihrer Zimmer und Wäsche oder das Erledigen von Einkäufen.

Auf der anderen Seite kommen auf die Gastfamilie eine Vielzahl an Verpflichtungen zu, die im Au-pair-Vertrag geregelt sind. Wie der Vertrag genau aussieht, ist von Agentur zu Agentur unterschiedlich. In jedem Fall gehören aber Unterkunft, Verpflegung und die Bezahlung zu den Pflichten, denen eine Gastfamilie nachkommen muss. Weitere Kosten können dabei durch Sprachkurse, Versicherungen oder Reisekosten entstehen. Wie sich diese Kosten zusammensetzen und worauf es hinsichtlich der Verträge zu achten gilt, möchten wir euch nachfolgend erklären.

Die wichtigsten Verpflichtungen einer Gastfamilie liegen im Bereich von Unterkunft sowie der Verpflegung. Diese muss grundsätzlich kostenlos gestellt werden. Dabei gilt es zu beachten, dass der Anspruch auf ein eigenes Zimmer besteht, das mindestens neun Quadratmeter groß ist. Auch muss es weitere Kriterien erfüllen und beispielsweise einen Fernseher sowie ein Fenster beinhalten. Grundsätzlich wird bei einem Au-Pair-Vertrag davon ausgegangen, dass ein Au Pair als Familienmitglied gewertet und auch so behandelt wird. Dies bedeutet, dass Au Pairs auch an gemeinsamen Mahlzeiten teilnehmen. Alternativ zu einem Zimmer in der eigenen Immobilie kann dem Au Pair auch ein Zimmer in einer anderweitigen Unterkunft in der Nähe zur Verfügung gestellt werden. Auch hierfür liegen die Kosten in jedem Fall bei der Gastfamilie.

In Summe betragen die Kosten für die Verpflegung pro Monat etwa 100 bis 300 Euro. Erfahrungsgemäß belaufen sie sich jedoch nur seltenen Fällen auf mehr als 200 Euro. Die Kosten für die Unterkunft variieren je nach Art der Unterbringung und liegen in der Regel zwischen 0 und 400 Euro monatlich.

Die Bezahlung von Au Pairs ist seitens der Arbeitsagentur fest geregelt. So muss die Gastfamilie dem Au Pair monatlich 280 Euro Taschengeld zahlen – nicht mehr und nicht weniger. Diese Änderung ist seit dem 01.10.2020 in Kraft. Zuvor lag das monatliche Taschengeld noch bei 260 Euro. Wie das Taschengeld genutzt wird, liegt allein im Ermessen des Au Pairs. Allerdings steht es euch als Gastfamilie selbstverständlich frei, die Kosten für gemeinsame Aktivitäten zu übernehmen. Zudem zählen Geschenke ebenfalls nicht zur Bezahlung oder zum Taschengeld. Möchtet ihr eurem Au Pair von Zeit zu Zeit eine Freude machen, könnt ihr dies ohne Weiteres nach eigenem Ermessen tun, sofern es sich dabei nicht um Geschenke in Form von Geld oder anderen Wertgütern handelt.

Mit Blick auf das monatliche Taschengeld gibt es einen entscheidenden Aspekt, den Gastfamilien in Deutschland kennen und berücksichtigen sollten. Grundsätzlich besagt die gesetzliche Regelung, dass einem Au Pair ein Taschengeld in Höhe von 280 Euro pro Monat zur Verfügung steht. Die Arbeitszeit ist dabei nicht relevant. So muss das Taschengeld unter anderem auch während eines Urlaubs oder bei Krankheit gezahlt werden. Entscheidet ihr euch als Gastfamilie dazu, mehr als die 280 Euro pro Monat zu zahlen, handelt es sich um eine meldepflichtige Beschäftigung vor. Au Pairs, die von außerhalb der Europäischen Union stammen, dürfen mit einem Au-pair-Visum eine etwaige Tätigkeit hingegen gar nicht erst annehmen. Für sie gilt stets der Taschengeldsatz von 280 Euro.

Das Thema des Sprachkurses wird je nach Au-pair-Vertrag unterschiedlich gehandhabt. Grundlegend ist zunächst davon auszugehen, dass ein Au Pair das Ziel verfolgt, eine neue Kultur und auch deren Sprache zu erlernen. Entsprechend ist es in vielen Fällen so, dass ein Sprachkurs die Grundlage für die Kommunikation ist. Dabei zeigen sich in den Au-pair-Verträgen oftmals deutliche Unterschiede. Sofern der Sprachkurs in den Programmvorschriften enthalten ist, muss die Gastfamilie für die entsprechenden Kosten aufkommen. Ist dies hingegen nicht der Fall, so liegen die Kosten beim Au Pair. Selbstverständlich könnt ihr in etwaigen Fällen auch gerne finanzielle Hilfe leisten. Wie hoch die Kosten für einen Sprachkurs sind, hängt vom Umfang des Kurses und des gewählten Institutes aus. So können für den Kurs etwa 250 bis 600 Euro anfallen. Dabei handelt es sich in der Regel um Intensivkurse, die circa 20 bis 25 Unterrichtseinheiten pro Woche umfassen. Auffrischungs- oder Basiskurse kosten hingegen meist nur zwischen 50 und 100 Euro. Die maximalen Kosten, die die Gastfamilie hierbei tragen muss, liegen bei einem Jahresaufenthalt bei 840 Euro. Euch als Gastfamilie ist es dabei gänzlich überlassen, ob ihr die gesamte Summe einmalig überweist, oder dies in monatlichen Raten zu jeweils 70 Euro macht.

Darüber hinaus steht die Gastfamilie in der Pflicht, den Zugang zum Sprachkurs zu ermöglichen. In der Praxis bedeutet dies, dass ihr dafür zuständig seid, dass euer Gast zu seinem Sprachkurs kommt. Ob ihr dem Au Pair hierfür ein Fahrzeug zur Verfügung stellt oder die Kosten übernehmt, ist euch überlassen. Solltet ihr kein Fahrzeug zur Verfügung stellen können, können sich die monatlichen Kosten auf bis zu 150 Euro belaufen.

Als kostensparende Alternative besteht hierbei natürlich die Möglichkeit, dass ihr selbst mit eurem Au Pair an deren Sprachkenntnissen feilt. Dies ist allerdings nur dann zu empfehlen, wenn ihr hinsichtlich Orthografie und Grammatik absolut sattelfest seid.

Per Bundesagentur für Arbeit sind Gastfamilien in Deutschland dazu verpflichtet, die Kosten für eine Krankenversicherung zu übernehmen und die Versicherung auch für ihren Gast abzuschließen. Diese deckt neben Krankheit auch eine mögliche Schwangerschaft, die Geburt sowie Unfälle ab.

Zu wissen gilt es hierbei, dass Au Pairs zudem einen umfassenden Versicherungsschutz benötigen, den ebenfalls die Gastfamilien zu tragen haben. Hier zählt unter anderem die private Au-pair-Vollversicherung. Es empfiehlt sich, hierfür auf spezielle Versicherungen für Au Pairs in Deutschland abzuschließen, da diese in den meisten Fällen alle wichtigen Versicherungsaspekte beinhalten. Die monatlichen Kosten für die Versicherung liegen bei etwa 30 bis 50 Euro.

Damit ihr die möglichen Kosten für eine Teilnahme am Au-Pair-Programm als Gastfamilie besser überschauen könnt, haben wir euch diese nochmals zusammengefasst.

• Unterkunft – 0 bis 400 Euro
• Verpflegung – 100 bis 300 Euro
• Taschengeld – 280 Euro
• Sprachkurs – 70 Euro oder einmalig 840 Euro
• Versicherung – 20 bis 50 Euro
• Reisekosten für den Sprachkurs – 50 bis 150 Euro

Wie hoch die monatlichen Kosten für ein Au Pair ausfallen, ist in erster Linie davon abhängig, welche Rahmenbedingungen ihr eurem Gast bieten könnt. Stellt ihr dem Au Pair sowohl eine Unterkunft als auch ein Fahrzeug, liegen die Kosten bei monatlich etwa 500 bis 600 Euro. Kommt ihr hingegen für die Reisekosten zum Sprachkurs sowie einer Unterkunft außerhalb der eigenen Immobilie auf, können die monatlichen Kosten auf bis zu 1.000 Euro ansteigen.

Die bisher aufgeführten Kosten können zwar variieren, jedoch muss die Gastfamilie in jedem Fall dafür aufkommen. Abseits dessen gibt es jedoch weitere Ausgaben, die einkalkuliert werden sollten.

Wer sich für die Teilnahme an einem Au-Pair-Programm entscheidet, der lädt einen Gast für sich ein, der ein ganzes Jahr als Teil der Familie fungieren soll. Eine kleine Aufmerksamkeit beim ersten Treffen ist daher eine gute Idee, um mögliche Anspannungen schnell zu lösen und euren Gast mit offenen Armen in Empfang zu nehmen. Wie genau ein solches Geschenk aussieht, muss jede Familie für sich selbst entscheiden, doch darf es ruhig bis zu 100 Euro kosten.

Au Pairs müssen die Kosten für ihr Visum selbst tragen, sofern ein solches notwendig ist. Je nach Herkunftsland kann dies ein teurer Spaß sein, da die Gebühren bis zu 180 Euro betragen. Wenn ihr das möchtet, könnt ihr euch daran beteiligen, wenngleich es keinerlei Verpflichtungen diesbezüglich gibt.

In den meisten Fällen werden Au Pairs über eine Agentur gesucht. In etwaigen Situationen entstehen Gebühren, die durch die Agentur erhoben werden. Erfahrungsgemäß können diese bis zu 600 Euro betragen. Hier kann es sich lohnen, sich selbstständig auf die Suche nach einem Au Pair zu begeben oder die Angebote der Agenturen miteinander zu vergleichen. Längst nicht jede Agentur hält qualitativ auch das, was sie hinsichtlich ihrer Preise verspricht.

Einem Gerichtsurteil des Bundesfinanzhofes zufolge können die Kosten für ein Au Pair nicht gänzlich von der Steuer abgesetzt werden. Dennoch gibt es einige Möglichkeit, um bei der Steuererklärung Geld zu sparen. Deshalb sollten sich Gastfamilien auch mit diesen Aspekten auseinandersetzen. Oftmals ist es aufgrund er Komplexität allerdings empfehlenswert, hierzu einen Steuerberater zu kontaktieren.

Prinzipiell lassen sich Kosten für Au Pairs in Form von Sonderausgaben, genauer gesagt als haushaltsnahe Dienstleistungen, steuerlich absetzen. Zudem besteht ein Anrecht, auch die Betreuungskosten als Sonderausgaben zu deklarieren. Absetzbar sind hierbei insgesamt bis zu zwei Drittel der Kosten. Der maximale Betrag wird hingegen pro Jahr und Kind definiert und liegt bei 4.000 Euro. Es gilt hierbei zu beachten, dass das betreute Kind noch im Haushalt der Eltern leben muss und zudem nicht älter als 14 Jahre sein darf. Andernfalls besteht kein Anspruch auf einer Absetzung von der Steuer. Haushaltsnahe Dienstleistung werden hingegen anders verrechnet, wenngleich der maximale Betrag ebenfalls bei 4.000 Euro pro Jahr liegt. Jedoch dürfen nur 20 Prozent der absetzbaren Kosten daraus bestehen.

Eine Regelung, wonach sich das Au Pair zu 80 Prozent der Kinderbetreuung und zu 20 Prozent der haushaltsnahen Dienstleistungen widmet, ist aus steuerlicher Sicht absolut sinnvoll. Doch auch hier gibt es Fallstricke. Sofern vertraglich nicht anders festgehalten, geht das Finanzamt stets davon aus, dass 50 auf die Kinderbetreuung und 50 Prozent auf die haushaltsnahen Dienstleistungen entfallen. Sofern dies geschieht, könnt ihr final weniger Kosten von der Steuer absetzen. Ferner ist eine genaue Definition der Arbeitsteilung im Vertrag wichtig, sofern die Aufteilung abweicht. Da die Betreuung pro Kind im Haushalt berechnet wird, lohnt sich eine Anpassung der Arbeitsverteilung vor allem dann, wenn mehr als ein Kind unter 15 Jahren in eurem Haushalt lebt.

Um nach der eingereichten Steuererklärung keine Probleme mit dem Finanzamt zu bekommen, solltet ihr einige wichtige Punkte beachten. In erster Linie ist es wichtig, dass das monatliche Taschengeld nicht in bar, sondern per Überweisung ausgezahlt werden sollte. Auf diesem Weg könnt ihr jederzeit nachweisen, dass ihr die festgelegte Summe überwiesen habt. Der Grund hierfür liegt in einem weiteren Gerichtsurteil aus dem Jahr 2013. Hier hatte das Finanzgericht Köln entschieden, dass eine Barzahlung an Au Pairs keinesfalls steuerlich anerkannt wird, selbst wenn ein gültiger Vertrag zwischen Familie und Au Pair vorliegt, der die monatlichen Zahlungen regelt. Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, sollte das Taschengeld daher keinesfalls bar ausgezahlt werden.

Ein essenzieller Faktor bei der Kostenzusammensetzung kann die Anreise zum Sprachkurs sein. Sofern ihr eurem Au Pair kein Fahrzeug zur Verfügung stellen könnte, besteht die Gefahr, dass die Kosten für den öffentlichen Nahverkehr schnell in die Höhe schießen. Mitunter könnt ihr etwaige Kosten senken, indem ihr beispielsweise auf spezielle Angebote eurer Gemeinden für den Nahverkehr zurückgreift. Alternativ ist auch das 49-Euro-Ticket eine günstige Option, um eurem Au Pair die Anreise zum Sprachkurs zu ermöglichen.

Die Teilnahme an einem Au-pair-Programm bietet beiden Seiten zahlreiche Vorteile und verspricht in der Regel ein aufregendes Jahr des Austausches, in dem sowohl der Gast als auch die Gastfamilie voneinander viel lernen können. Wie hoch die monatlichen Kosten ausfallen, ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig. Grundsätzlich lässt sich aber festhalten, dass die monatlichen Kosten sinken, je mehr das Au Pair in das Familienleben eingebunden wird. Darüber hinaus solltet ihr euch in jedem Fall mit den steuerlichen Aspekten vertraut machen, da sich hier ein Großteil der Kosten absetzen lässt.